Ce ‘livre noir’ doit-il être mis à jour annuellement ? Le vôtre traine t’il sous quelques millimètres de poussière dans vos tiroirs depuis quelques années ?
Votre société (couramment appelée ‘compagnie’) a beau être une personne juridique distincte de vous, avec ses propres patrimoine et obligations, elle n’a pas les mêmes sens pour s’exprimer dans son histoire et ses décisions. C’est son conseil d’administration qui peut agir pour elle. Encore faut-il qu’il laisse des traces de ses actes.
Imaginez que vous désiriez acquérir une société rentable qui existe depuis quelques années; il vous faudra pouvoir consulter ses différents registres : Procès-verbaux des assemblées des administrateurs et des actionnaires, qualification des actions en circulation, leur nombre et l’identité de leurs détenteurs, identité et rôle des administrateurs en poste, registre relatant les différentes transactions qu’il y eût dans le passé sur les actions de la société (appelé le registre des transferts), décisions des administrateurs touchant des transactions importantes (emprunts, achat ou vente d’actifs etc…). La loi fédérale sur les sociétés par actions prévoit une possibilité d’amende pouvant aller jusqu’à 5000$ si les registres de la société ne sont pas à jour !
Bref, la vie de la société est reflétée par des registres bien tenus à jour. Annuellement, il y a élection des administrateurs, approbation des états financiers, vote de dividendes etc.
Et de plus, chaque changement au titre des administrateurs ou des actionnaires doit être inscrit dans les 30 jours au registre des entreprises du Québec, (http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/default.aspx) dont les mentions font foi de leur exactitude; ainsi, si vous démissionnez comme administrateur, voyez à ce que le registre des entreprises relate votre démission, sinon, vous pourriez être poursuivi pour des obligations fiscales non respectées par la société par la suite, même si vous avez formellement démissionné par écrit; les tiers qui consultent le registre (par exemple, Revenu Québec), se basent sur les informations contenues au registre public, lesquelles sont présumées authentiques.
De plus, en cas de vérification fiscales d’une société par actions, les vérificateurs ont maintenant pour pratique d’exiger de voir le livre des procès-verbaux, pour s’assurer que les écritures aux états financiers, notamment en ce qui concerne les actions en circulation, sont fondées juridiquement et relatées aux dits registres. Autre exemple : vous avez transféré un immeuble par roulement dans votre société, laquelle a émis des actions en votre faveur pour en reconnaître la juste valeur marchande. Il faut absolument que les registres reflètent bien cela et que les actions aient été dûment émises, avec l’appui d’une décision écrite du conseil d’administration (appelée ‘résolution du conseil d’administration’).
Je cite ci-après quelques articles pertinents des lois sur les sociétés par actions (Québec et Canada) :
Chapitre S-31.1 (Québec) LOI SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS :
ACTICLE 31. La société tient, à son siège, des livres où figurent: 1° les statuts, le règlement intérieur et toute convention unanime des actionnaires; 2° les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires; 3° les nom et domicile des administrateurs en indiquant, pour chacun, les dates de commencement et de fin de leur mandat; 4 ° le registre des valeurs mobilières.
ARTICLE 13. Les tiers peuvent présumer: 1° que la société exerce ses pouvoirs conformément aux statuts, au règlement intérieur et à toute convention unanime des actionnaires; 2° que les documents déposés au registre des entreprises concernant la société contiennent des informations véridiques; 3° que les administrateurs et les dirigeants de la société occupent valablement leurs postes et exercent légalement les pouvoirs qui s’y rattachent; 4° que les documents de la société provenant de l’un de ses administrateurs, ou de l’un de ses dirigeants ou autres mandataires, sont valides. (les soulignés sont de nous)
Loi canadienne sur les sociétés par actions (L.R.C. (1985), ch. C-44)
Livres
(6) Toute société qui, sans motif raisonnable, contrevient au présent article commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une amende maximale de cinq mille dollars.
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Jean Martel notaire, mba, D.fisc., conseiller juridique.
